¿Cómo transformar digitalmente tu empresa?

Uno de los principales retos que enfrentan actualmente las empresas tiene que ver con el proceso de digitalización, sobre todo para aquellas que tienen un amplio tiempo en el mercado y que han tenido que adaptarse a las nuevas tecnologías y aprovecharlas para su beneficio. A continuación te hablaremos de una opción fácil y accesible para que puedas transformar digitalmente tu empresa.

Se trata de la gestión de documentos, este es uno de los pasos más importantes sobre todo para aquellas empresas que generan una gran cantidad de papeles como parte de sus procesos. Actualmente existen sistemas que permiten automatizar procesos, para lograrlo lo primero que se debe hacer es identificar cuáles son esos procesos y convertirlos en procesos de gestión de contenido libres de papel, lo cual ayudará a ser más eficaces, eficientes y se verá reflejado en ahorros de tiempo y recursos de impresión.

Y es que la gestión de documentos involucra todo tipo de contenido que se genera en la organización, ya sea desde el papel, fotografías, videos, expedientes, entre muchos más. Antes de iniciar cualquier proceso de gestión y digitalización de documentos se debe analizar que el sistema sea capaz de adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.

Lo más recomendable es iniciar por un área o proceso y luego ir poco a poco extendiéndolo al resto de la compañía, cuando se inicie todos los colaboradores deberán ser informados oportunamente para evaluar las repercusiones que puede tener en las actividades que cada uno realiza.

Entre las principales ventajas de las soluciones para la gestión documental se encuentran el almacenamiento de documentos de forma organizada, lo cual permitirá agilizar los procesos de búsqueda de información dentro de las organizaciones.

Otro beneficio es que los documentos que antes estaban sólo en papel y que son estáticos se convierten en un documento digital dinámico que permite crear flujos de trabajo en línea, lo cual incentiva la colaboración entre áreas y facilita la comunicación entre las mismas.

Además estos sistemas también tienen la opción de crear reportes con base en los procesos que se quieran, puede medir incluso el desempeño de los trabajadores y monitorear sus procesos con el objetivo de evaluar cómo se realizan y si hay opción de optimizar más dichos procesos e implementar mejoras que se reflejen en la productividad.

Otro aspecto de esos sistemas tiene que ver con la seguridad de la información, un tema delicado y que nunca debe dejarse de lado, así que no deberás de preocuparte por ello.