Las oficinas paperless ahorran dinero y tiempo en búsquedas y almacenamiento

No hace mucho tiempo buscar información representaba pasar todo un día buscando entre libros, periódicos y publicaciones en diferentes medios impresos algo que pudiera ayudarnos a resolver la duda o completar un trabajo; era exhaustivo y tedioso por lo que muchas personas preferían quedarse con la duda que buscar lo que necesitaban. Pasó el tiempo y la tecnología empezó a repuntar en la vida diaria, de pronto cientos de miles de libros y documentos empezaron a digitalizarse y estar disponibles para todo aquel que quisiera consultarlos.

Así empezó la cultura paperless. No solamente por el ahorro de tiempo y espacio, sino por ecología esta idea empezó a ser la idea revolucionaria en las oficinas, pues ahorraba tiempo y espacio. Algunos no estuvieron de acuerdo en manejar una oficina sin papel, pues la informática al ir desarrollándose tenía errores y defectos que muchos vieron como un impedimento que costó trabajo superar. Hoy en día las cosas han cambiado: las personas confían en los medios digitales tanto como en los impresos.

La cultura de las oficinas sin papel empezó en la década de los 70, cuando la tecnología se presentaba en la vida diaria como la mayor de las novedades; representaba la posibilidad de deshacerse de todos los papeles que se acumulaban en los escritorios, representaba la extinción del traspapeleo y de la pérdida de documentos importantes que no tenían reemplazo.

Gracias a los dispositivos electrónicos y a los software OMR, ECR y OCR las cosas han ido cambiando, cada vez la digitalización de documentos es más sencilla y más fidedigna, las personas pueden tener acceso libre y a la hora que deseen a ciertos papeles sin tener que recurrir a un archivo buscando letra por letra el tema o papel que necesitan.

Es por esto que la mayor parte de las oficinas empiezan a adoptar esta modalidad de almacenamiento de datos, aparte de que ahorra grandes cantidades de dinero tanto en papel como en personal que lleve un manejo de todos estos papeles.

Entre los beneficios notables que ponen por encima a las empresas paperless encontramos los siguientes:

• Incrementa la productividad de los empleados, pues gastan menos tiempo en buscar información que necesitan.
• El día a día se hace más simple, pues no es necesario acudir a grandes juntas para presentar y firmar algún documento, solamente basta con poner en acción la transferencia de datos.
• Accesibilidad. Cualquier persona que esté autorizada puede tener acceso a un documento en cualquier lugar en todo momento para revisar algún pormenor del trabajo.
• Crea empresas socialmente responsables pues disminuyen la cantidad de basura que producen.

Todas las empresas que han decidido emigrar al formato sin papel han visto notables diferencias no solamente en sus gastos, sino en su manera de trabajar ya que se convirtieron en empresas más eficientes, organizadas y ecológicas.