Congresos y convenciones: cómo organizarlos

La celebración de un evento como un congreso o una convención para más de un centenar de personas por lo general toma un año para organizar. Estos simples pasos lo guiarán a través del proceso.

1. Seleccione un presidente. Un presidente es el responsable del evento. Debe tener el conocimiento acerca la convención, debe tener habilidades de liderazgo, ser responsable y llevarse bien con todos.
2. Forme comisiones. El presidente es el responsable de la formación de comisiones, como la comisión de selección de lugar, de hotel y centro de conferencias, de alimentos y bebidas, de registro, de presupuesto, de programas, eventos y actividades especiales, etc.
3. Seleccione el sitio del evento. Elija siempre un sitio que sea accesible a todos los participantes, tales como las grandes ciudades donde hay todo tipo de lugares de ocio, tiendas y restaurantes. Un evento debe ser en un hotel o un centro de convenciones con capacidad para el número esperado de participantes y organizadores. El local debe tener todos los equipos necesarios como micrófonos, podios, computadoras, ayudas visuales, proyectores de cine, etc.
4. Planifique el programa del evento.
5. Planifique la invitación: debe incluir el programa, fechas, ubicación, oradores, eventos especiales y el costo de la inscripción. Envíe al menos dos boletines para los participantes potenciales.
6. Aceptación de inscripciones. Los miembros de la comisión deben acusar recibo de pago. Este es también el momento de asignar números de habitación o asientos (si existen).
7. Ultimar los detalles. Dos semanas antes del evento, debe tener una idea de la cantidad de participantes o por lo menos una estimación de cuánta gente atenderá la convención.
8. El gran día. Cuando llega el momento del evento, todas las comisiones deberán estar trabajando juntas para asegurarse de que el programa está desarrollándose sin problemas y como estaba previsto. Los jefes y miembros de la comisión siempre deben estar disponibles en caso de que haya un problema.